Olen kirjoittanut blogissani paljon viranhaltijoiden kokemuksista, mikä tietysti on väitöstutkimukseni tutkimusasetelma huomioiden luonnollista. Tämä on kuitenkin vain kolikon toinen puoli. Käydessäni puhumassa luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden välisestä yhteistyöstä, nostan tietysti aina esille myös luottamushenkilöiden näkökulmia ja odotuksia. Tässä tekstissä pureudunkin niihin seikkoihin, joista viranhaltijoita usein muistuttelen.
Kunnallisessa päätöksenteossa valmistelun laatu vaikuttaa ratkaisevasti siihen, kuinka hyvin luottamushenkilöt pystyvät arvioimaan heidän käsissään olevia vaihtoehtoja ja tekemään perusteltuja päätöksiä. Hyvä valmistelu ei tarkoita vain virheetöntä esitystekstiä tai kattavaa liiteaineistoa. Se on asiantuntemuksen, vuorovaikutuksen, avoimuuden ja selkeän viestinnän kokonaisuus. Keskeistä on myös asian esittely.
Asiantuntemus on osattava tehdä ymmärrettäväksi
Luottamushenkilöt odottavat oman toimialansa ja sitä koskevan lainsäädännön syvällistä tuntemusta. Pelkkä tiedon hallitseminen ei kuitenkaan riitä. Monimutkaiset kokonaisuudet on myös pystyttävä tiivistämään tavalla, joka auttaa päättäjiä hahmottamaan päätöksen kohteena olevan asian olennaiset näkökulmat.
Valmistelun tulee olla analyyttistä ja objektiivista. Päätöksentekijöille on avattava asioiden taustat, vaikutukset ja epävarmuudet, myös sellaiset seikat, jotka eivät ehkä tue esittelijän päätösesitystä. Esitettyjen tietojen on oltava ajantasaisia ja perustuttava tutkittuun tietoon tai muuten luotettaviin faktoihin. Luottamushenkilöhän ei voi millään olla jokaisen toimialan asiantuntija. Siksi hän tarvitsee rinnalleen viranhaltijan, joka tuntee asian ja osaa selittää sen ymmärrettävästi.
Valmistelu on vuoropuhelua, ei valmiin esityksen luovuttamista
Laadukas valmistelu sisältää avointa keskustelua jo ennen varsinaista päätöksentekoa. Luottamushenkilöillä tulisi olla (ainakin kaikkein merkittävimmissä asioissa) mahdollisuus kysyä, kommentoida ja tuoda näkemyksiään esiin ennen asian tuloa päätöksentekoon. Viranhaltijalta tämä edellyttää kuuntelemista ja reagointia. Tavoitteena tulee olla yhteisen ymmärryksen rakentaminen. Hyvään päätöksentekokulttuuriin kuuluukin dialogi monologin sijaan.
Tiedonvaihdon pitää olla myös oikea-aikaista ja helposti saavutettavaa. Olennainen tieto ei saa jäädä pitkien esityslistojen tai vaikeasti hahmotettavien liitteiden sisään. Kokouspäivänä esille tulevat yllätykset heikentävät luottamusta ja vaikeuttavat päätöksentekoa. Yksi toimiva käytäntö on puheenjohtajapalaveri siinä vaiheessa, kun esityslista on jo suhteellisen valmis. Keskustelun avulla voidaan tunnistaa epäselvät kohdat ja ennakoida, millaista lisätietoa päätöksenteossa tarvitaan. Tämä toki edellyttää puheenjohtajaltakin aktiivisuutta.
Läpinäkyvyys tekee päätöksistä hyväksyttävämpiä
Luottamushenkilöt haluavat ymmärtää sekä esityksen lopputuloksen että sen, miten ja miksi siihen on päädytty. Valmistelussa on sen vuoksi avattava käytetyt tiedot, tehdyt arviot ja johtopäätösten taustalla olevat perustelut. Läpinäkyvyys lisää luottamusta ja vähentää epäilyjä siitä, että ratkaisu olisi lukittu jo etukäteen. Usein se myös parantaa lopullisten päätösten hyväksyttävyyttä, vaikka kaikki osapuolet eivät olisikaan niiden sisällöstä samaa mieltä.
Avoimuuteen kuuluu keskeisesti myös vaihtoehtojen esittäminen. Yhden valmiin esityksen sijaan päätöksentekijöille tulisi mahdollisuuksien mukaan kuvata erilaiset ratkaisuvaihtoehdot, niiden vaikutukset sekä niihin liittyvät riskit. Näin poliittiselle harkinnalle jää sille kuuluvaa tilaa.
Selkeys on olennaista päätöksentekijälle
Päätöksentekoon liittyvät aineistot ovat usein laajoja ja sisällöltään vaativia. Siksi esitystavan selkeys on erityisen tärkeää. Tiivis ja yleistajuinen teksti, havainnollistavat kaaviot sekä vaihtoehtoja vertailevat taulukot helpottavat kokonaisuuden hahmottamista.
Faktat, johtopäätökset ja suositukset on hyvä erottaa toisistaan. Luottamushenkilön pitää pystyä näkemään, mikä perustuu tietoon, mikä on valmistelijan tekemää tulkintaa ja mitä lopulta ehdotetaan päätettäväksi. Aineistoa kannattaa tarkastella lukijan näkökulmasta: Mitä päätöksentekijän täytyy tietää? Miksi asia on tärkeä? Millaisia vaihtoehtoja on tarjolla, ja mitä seurauksia niillä olisi?
Luottamus syntyy myös vaikeiden asioiden kertomisesta
Hyvään valmisteluun kuuluu rehellisyys. Viranhaltijan tehtävänä on tuoda esiin myös epämiellyttävät tosiasiat, riskit ja epävarmuudet. Luottamus vahvistuu, kun päätöksentekijät voivat olla varmoja siitä, ettei olennaista tietoa ole jätetty kertomatta. Myös valmistelun rytmillä on merkitystä. Tieto on annettava riittävän ajoissa, jotta siihen voidaan perehtyä ilman tarpeetonta kiirettä. Päätösten vaikutukset kuntalaisiin tulee puolestaan tehdä näkyviksi mahdollisimman konkreettisesti.
Toimiva yhteistyö edellyttää molemminpuolista kunnioitusta. Viranhaltijan tulee ymmärtää poliittiset tavoitteet ja toimintaympäristö, mutta samalla säilyttää ammatillinen ja puolueeton roolinsa.
Lopulta laadukas valmistelu kiteytyy muutamaan kysymykseen:
Keskustelemmeko asioista riittävän ajoissa? Onko käyttämämme kieli ymmärrettävää? Ovatko esityslistat ja liitteet selkeitä? Olemmehan antaneet päätöksentekijöille aidon mahdollisuuden arvioida vaihtoehtoja?
Kun näihin kysymyksiin voidaan vastata myöntävästi, valmistelu ei ainoastaan johda parempiin päätöksiin. Se rakentaa myös luottamusta, yhteistyötä ja toimivaa hallintokulttuuria.
Jenni Sipilä 