Tiedustelin kuntien johtaville viranhaltijoille toteuttamassani kyselytutkimuksessa, mitä luottamushenkilöt voisivat tehdä viranhaltijoiden valmistelutyön parantamiseksi. Neljä teemaa nousi vastauksissa selkeästi ylitse muiden. Ne ovat vuoropuhelu, luottamus, työrauha ja roolijaon kunnioittaminen. Johtavat viranhaltijat kokevat luottamuksellisen ja avoimen vuorovaikutuksen kunnan luottamushenkilöiden kanssa erittäin tärkeäksi. Ei liene yllätys, että epäluottamuksellinen ilmapiiri nähdään yhtenä suurimmista ongelmista ja kompastuksen kivistä toimivassa yhteistyössä.
Päätösten valmistelun aikana tulisi käydä rakentavaa keskustelua ja konkreettista tietojen vaihtoa. Poliitikkojen näkemysten tietoon saamisen merkitys korostuu sitä enemmän, mitä aremman tai vaikeamman asian valmistelusta on kysymys. Viranhaltijat korostavat aitoa dialogia, jossa näkemykset voivat valmisteluprosessin edetessä myös muuttua, kun tietoa asiasta tulee lisää. Vahvoja ennakkoasenteita pidetään päätöksenteossa ja sen valmistelussa huonona asiana. Tutkitun ja perustellun tiedon merkitys saa suuren painoarvon viranhaltijoiden vastauksissa.
Keskustelua viranhaltijat kaipaavat riittävän ajoissa, jotta heillä olisi jo päätöstä valmistellessaan käsitys luottamushenkilöiden näkemyksistä. Parhaimmillaan näitä näkemyksiä on tietysti yhtä monta kuin toimielimessä on jäseniä. Ja jotta luottamushenkilöt voivat kertoa näkemyksiään, on heidän saatava paikoitellen hyvinkin yksityiskohtaista tietoa valmisteltavista asioista. Viranhaltijoiden toiveena on, että kysymykset valmistelevalle viranhaltijalle esitetään heti kun niitä ilmaantuu. Näin viranhaltijat voivat vastata kysymyksiin välittömästi (tai viimeistään pykälätekstissä) ja tukea luottamushenkilöitä heidän näkemyksensä muodostamisessa. Ja mikäli viranhaltijoilla ei ole jotakin tarvittavaa tietoa asiasta, voivat he sitä hankkia ajoissa ennen päätöksen tekevää toimielimen kokousta.
Ollaan ratkaisevan kysymyksen äärellä, kun pohditaan millä tavalla kunnissa tätä vuorovaikutusta arjen työssä toteutetaan. Viranhaltijoiden toiveisiin nimittäin sisältyy ristiriita. Luottamushenkilöiden toivotaan tuovan näkemyksensä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa viranhaltijoiden tietoon. Silti viranhaltijat toivovat, etteivät luottamushenkilöt liiaksi ohjaisi valmistelutyötä vaan pysyisivät päätöksentekijän roolissaan. Viranhaltijat odottavat luottamushenkilöiden antavan heille työrauhan valmistelutyössä. Tämä työrauha koetaan usein tärkeänä luottamuksen osoituksena viranhaltijoita kohtaan. Samaan aikaan kuitenkin kaivataan keskustelua ja sitä, ettei kokouksiin jätettäisi yllätyskysymyksiä. Se, että viranhaltija ei osaa vastata luottamushenkilöiden kysymyksiin, koetaan turhauttavana ja omaa asiantuntijuutta heikentävänä.
Osa viranhaltijoista korostaa valmistelutyön rauhaa silläkin uhalla, että asia palautuu uudelleen valmisteluun, mikäli valmistelutyö ei miellytä luottamushenkilöitä. Tämä on ristiriidassa niiden tutkimustuloksissa esiintyneiden ajatusten kanssa, että valmisteluprosessin aikana käytävän riittävän keskustelun ansiosta asioita ei tarvitse palauttaa niin usein uudelleen valmisteluun. Näin ollen osa viranhaltijoista painottaa enemmän omaa rauhaa ja toiset haluavat aktiivista keskustelua. Monet viranhaltijoista haluavat varmasti molempia. Toisille asioiden uudelleen valmisteluun palautuminen näyttäytyy raskaana tapahtumana, kun taas joidenkin mielestä se on luonnollinen tapa, jolla päätöksentekokoneisto asiaa käsittelee.
Asiathan eivät tietenkään ole mustavalkoisia. On päätettävän asian poliittisesta merkittävyydestä kiinni, paljonko asia ylipäätään aiheuttaa keskustelua. On myös hyvin organisaatio- ja ihmiskohtaista, missä menee sopiva raja riittävän dialogin ja samaan aikaan säilytettävän työrauhan välillä. Myös luottamushenkilöiden tiedonjanossa on suuria eroja.
Rohkaisenkin kuntien luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita suoraan ja konkreettiseen keskusteluun. Mitkä ovat ne kanavat, joissa keskustellaan päätöksentekoon tulevista asioista? Missä vaiheessa valmisteluprosessia ensisijaisesti keskustellaan? Tuleeko materiaalia jakoon kesken valmistelun vai onko keskustelu ns. epävirallista? Miten estetään se, ettei jokainen luottamushenkilö kysy valmistelevalta viranhaltijalta samaa kysymystä ja viranhaltija joudu vastaamaan erikseen samaan kysymykseen jokaiselle? Millaisista asioista toivotaan iltakouluja?
Ja vielä lopuksi. Viranhaltijat toivovat enemmän keskustelua myös luottamushenkilöiden ja puolueiden välillä, ei vain viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välillä. Keskusteluyhteys kaikkien päätöksentekoprosessiin osallistuvien tahojen kesken nähdään tärkeänä sujuvan päätöksenteon ja asioiden tehokkaan edistämisen vuoksi.
Jenni Sipilä 